สำนักงานยุคใหม่ต้องพึ่งพาคอมพิวเตอร์และการแจกจ่ายเอกสารทางออนไลน์เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ แม้ว่าจะไม่ใช่เรื่องแปลกที่บริษัทต่างๆ จะสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์เพียงอย่างเดียว เครื่องพิมพ์วันหมดอายุสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ในรูปแบบฉบับพิมพ์ สัญญาและเอกสารทางกฎหมายอื่น ๆ เป็นตัวอย่างที่ดีของความจำเป็นในการทำสำเนา ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ธุรกิจจะต้องมีเครื่องพิมพ์บางประเภทที่สามารถรองรับภาระงานของสำนักงาน

การเลือกเครื่องพิมพ์วันหมดอายุเป็นเรื่องของการประเมิน

ความต้องการการพิมพ์ของธุรกิจของคุณ จากนั้นจึงพิจารณาเครื่องพิมพ์วันหมดอายุที่หลากหลายเพื่อดูว่ารุ่นใดเหมาะสมกับความต้องการเหล่านั้นมากที่สุดโดยที่ยังคงอยู่ภายใต้ข้อจำกัดด้านงบประมาณ คำถามที่ธุรกิจควรถามตัวเอง ได้แก่ บริษัทผลิตสื่อสิ่งพิมพ์จำนวนมากหรือไม่ เครื่องพิมพ์วันหมดอายุจะต้องเป็นส่วนหนึ่งของเครือข่ายหรือไม่ จำเป็นต้องพิมพ์ภาพสีหรือคุณภาพสูงหรือไม่ คุณต้องการพิมพ์บนกระดาษที่มีขนาดใหญ่กว่าหรือไม่ เมื่อการประเมินความต้องการของบริษัทเสร็จเรียบร้อยแล้ว ก็ถึงเวลาพิจารณาเครื่องพิมพ์ประเภทต่างๆ

โดยทั่วไปแล้ว สำหรับธุรกิจที่ต้องการการพิมพ์เป็นครั้งคราว เช่น รายงานรายเดือนและฟังก์ชันแฟกซ์ เครื่องพิมพ์วันหมดอายุราคาประหยัดรุ่นใดรุ่นหนึ่งก็เพียงพอแล้ว เมื่อบริษัทขยายตัว เครื่องพิมพ์วันหมดอายุนี้สามารถแทนที่ได้อย่างปลอดภัยโดยรู้ว่าเงินที่สูญเสียไปเนื่องจากค่าเสื่อมราคาจะไม่ทำให้เกิดปัญหาทางการเงินของบริษัทมากเกินไป เครื่องพิมพ์วันหมดอายุมีราคาไม่แพงแต่ให้งานพิมพ์คุณภาพดี แต่ไม่ควรใช้สำหรับบริษัทที่ทำมากกว่าที่กล่าวไว้ข้างต้น เนื่องจากต้นทุนวัสดุสิ้นเปลืองและการซ่อมแซมอาจทำให้การลงทุนทั้งหมดไม่ประหยัด

หากบริษัทของคุณต้องการเครื่องพิมพ์วันหมดอายุที่ทนทาน

สามารถผลิตเอกสารได้จำนวนมากในต้นทุนที่ค่อนข้างต่ำ ควรพิจารณาเครื่องพิมพ์เลเซอร์สำหรับสำนักงานจริง เครื่องพิมพ์เหล่านี้สามารถสึกหรอได้มากกว่าเครื่องพิมพ์วันหมดอายุที่มีราคาถูกกว่า และเมื่อใช้ตลับผงหมึก ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการจะลดลงอย่างมาก เครื่องพิมพ์เลเซอร์ขาวดำทั่วไปสามารถผลิตได้ประมาณหนึ่งพันหน้าในตลับผงหมึกหนึ่งตลับ สิ่งที่ต้องคำนึงถึงเมื่อเลือกเครื่องพิมพ์วันหมดอายุคือความจุของถาดป้อนกระดาษ ถาดที่มีขนาดเล็กเกินไปจะส่งผลให้ต้องเดินทางต่อเพื่อเติมถาด ไม่ใช่สิ่งที่จำเป็นในสำนักงานที่พลุกพล่านอย่างแน่นอน

เพราะจะเสียเวลาและส่งผลให้ต้องต่อคิวในการพิมพ์ สำนักงานที่พลุกพล่านซึ่งมีการใช้งานเครื่องพิมพ์เป็นประจำตลอดทั้งวันอาจต้องใช้เครื่องพิมพ์ที่มีถาดใส่กระดาษอย่างน้อย 250 แผ่น ทางเลือกที่มีประโยชน์คือการจัดหาเครื่องพิมพ์ที่มีถาดสองถาดที่สามารถใช้ขนาดต่างกันได้อีกถาดหนึ่งสามารถใส่กระดาษขนาดต่างๆ จำนวนหน่วยความจำที่เครื่องพิมพ์มีเป็นสิ่งที่ต้องนำมาพิจารณาด้วย เครื่องพิมพ์วันหมดอายุ ราคาสร้างภาพหรือเอกสารขนาดใหญ่ที่มีรายละเอียดประณีต ยิ่งเครื่องพิมพ์มีหน่วยความจำมากเท่าใด การพิมพ์เอกสารเหล่านี้ในครั้งเดียวก็จะยิ่งง่ายขึ้น